Babel Services S.A.S., sociedad colombiana legalmente constituida, identificada con el NIT 901.504.896, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia (en adelante, "Babel Services" o "el Prestador"), es la entidad responsable de la operación, prestación y comercialización del software conocido bajo la marca comercial EviFlow (en adelante, "EviFlow", "la Plataforma" o "el Servicio"). Estos Términos y Condiciones (en adelante, "los Términos") regulan la relación contractual entre Babel Services y la persona natural o jurídica que accede, se registra o utiliza la Plataforma (en adelante, "el Usuario"). El uso de EviFlow implica la aceptación plena, sin reservas y de manera expresa de los presentes Términos. Para cualquier comunicación legal, el Usuario podrá dirigirse al correo electrónico [email protected] o a la dirección física registrada en Cámara de Comercio de Bogotá.
EviFlow es una solución de software como servicio (SaaS) diseñada para facilitar a los contratistas, principalmente de entidades públicas en la República de Colombia, la organización automatizada de evidencias de cumplimiento contractual, la clasificación de soportes por obligaciones y la generación asistida de cuentas de cobro e informes mensuales de actividades. El Servicio comprende, sin limitarse a, las siguientes funcionalidades: • Conexión segura, mediante el protocolo OAuth 2.0, a las cuentas de correo electrónico autorizadas por el Usuario (Gmail, Microsoft Outlook u otras compatibles). • Procesamiento automatizado de mensajes y archivos adjuntos para identificar evidencias relacionadas con obligaciones contractuales. • Clasificación de soportes en estructuras lógicas asociadas a uno o varios contratos del Usuario. • Generación, edición y exportación de cuentas de cobro y reportes en formatos estándar (PDF, Word, Excel). • Almacenamiento cifrado de los soportes y reportes generados durante la vigencia de la suscripción contratada. El alcance específico de las funcionalidades disponibles para el Usuario dependerá del Plan contratado, conforme se describe en la página oficial de EviFlow y en la confirmación de suscripción correspondiente.
3.1. Requisitos de registro Para acceder al Servicio, el Usuario debe ser una persona natural mayor de dieciocho (18) años con capacidad legal para contratar conforme a la legislación colombiana, o una persona jurídica debidamente constituida y representada. El Usuario deberá suministrar información veraz, exacta, actualizada y completa durante el proceso de registro. 3.2. Credenciales y responsabilidad El Usuario es el único responsable de la confidencialidad de sus credenciales de acceso (correo electrónico y contraseña) y de toda actividad que ocurra bajo su cuenta. Babel Services no será responsable de los daños derivados del acceso no autorizado a la cuenta del Usuario cuando éste haya incumplido sus deberes de custodia. El Usuario se obliga a notificar inmediatamente a [email protected] cualquier uso no autorizado o sospecha de vulneración de su cuenta. 3.3. Veracidad de la información Babel Services se reserva el derecho de suspender o cancelar la cuenta del Usuario, previa notificación, cuando se evidencie suministro de información falsa, suplantación de identidad o cualquier conducta contraria a los presentes Términos o a la ley.
4.1. Modalidades de suscripción EviFlow se ofrece bajo distintas modalidades de suscripción cuya vigencia, alcance y precio se publicarán en la página oficial. Las modalidades incluyen, sin limitarse a, planes mensuales, trimestrales, semestrales, anuales y "Por Contrato" (cuya duración se ajusta a la fecha de finalización del contrato del Usuario), así como planes según el número de contratos activos administrados (Individual, Multi, Pro y Power). 4.2. Tarjetas de regalo y planes empresariales Babel Services podrá ofrecer tarjetas de regalo (gift cards) prepagadas y planes empresariales destinados a entidades públicas o privadas que deseen otorgar el Servicio a sus contratistas o colaboradores. Las condiciones específicas de estas modalidades se regirán por documentos contractuales separados que complementan los presentes Términos. 4.3. Tributos y facturación electrónica Los precios publicados incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA) a la tarifa vigente en Colombia, salvo indicación en contrario. Babel Services es agente facturador electrónico inscrito ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y emitirá la correspondiente factura electrónica de venta por cada suscripción contratada, conforme a la normativa vigente. 4.4. Pasarela de pagos Los pagos se procesan a través de pasarelas autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia. El Usuario reconoce que Babel Services no almacena datos completos de tarjetas de crédito ni débito, los cuales son procesados directamente por la pasarela, bajo estándares PCI-DSS. 4.5. Renovación automática Salvo indicación expresa en contrario por parte del Usuario, las suscripciones se renovarán automáticamente al finalizar cada período. El Usuario podrá desactivar la renovación automática en cualquier momento desde su panel de cuenta, con efecto a partir del siguiente ciclo de facturación.
Babel Services opera un Programa de Referidos que permite a personas naturales o jurídicas inscritas como Vendedores Afiliados promover la Plataforma y recibir comisiones por las ventas efectivas que generen. Las condiciones específicas del programa se regulan en el "Acuerdo del Programa de Referidos", documento separado que complementa los presentes Términos y que se encuentra disponible en eviflow.co/referidos. El Programa de Referidos opera bajo el marco de la Ley 1700 de 2013, que regula las actividades de mercadeo multinivel en Colombia, y en consecuencia se sujeta a sus principios, prohibiciones y mecanismos de transparencia.
El Usuario autoriza expresamente a EviFlow a acceder a su cuenta de correo electrónico mediante el protocolo OAuth 2.0, conforme a los permisos específicos solicitados en el momento de la conexión. Babel Services no almacena las credenciales del correo electrónico del Usuario y no podrá enviar correos electrónicos en su nombre, salvo autorización expresa adicional. El Usuario puede revocar la autorización en cualquier momento, ya sea desde el panel de su cuenta en EviFlow o directamente desde la configuración de su proveedor de correo. La revocación no afecta los procesamientos y soportes ya generados de manera lícita antes de su efectividad. Babel Services procesará únicamente los correos y archivos relevantes para la finalidad contratada por el Usuario, aplicando criterios de minimización de datos.
7.1. Titularidad La marca "EviFlow", la plataforma, su código fuente, las interfaces gráficas, los algoritmos de clasificación, la documentación técnica y todos los derechos de propiedad intelectual asociados son de titularidad exclusiva de Babel Services SAS o de los terceros que correspondan, y se encuentran protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993, la Ley 1450 de 2011 y demás normas aplicables sobre derecho de autor y propiedad industrial. 7.2. Licencia limitada de uso Mediante la aceptación de los presentes Términos y el pago de la suscripción correspondiente, Babel Services otorga al Usuario una licencia limitada, intransferible, no exclusiva, revocable y restringida al ámbito territorial colombiano, para utilizar la Plataforma exclusivamente con los fines descritos en estos Términos. Las condiciones específicas de la licencia se desarrollan en el "Acuerdo de Licenciamiento de Usuario Final (EULA)". 7.3. Contenidos del Usuario El Usuario mantiene la titularidad sobre los datos, correos, archivos y documentos que cargue o haga procesar en la Plataforma. El Usuario otorga a Babel Services una licencia limitada para almacenar, procesar y transformar dichos contenidos exclusivamente para la prestación del Servicio.
El Usuario se obliga a utilizar la Plataforma de manera lícita, conforme a los presentes Términos, a la legislación colombiana y a las buenas costumbres. En particular, queda prohibido al Usuario: • Utilizar la Plataforma con fines fraudulentos, ilícitos o contrarios al orden público. • Acceder a cuentas de correo electrónico ajenas sin autorización expresa de su titular. • Cargar, almacenar o procesar contenidos que infrinjan derechos de terceros, incluyendo derechos de autor, propiedad industrial, intimidad o habeas data. • Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar acceder al código fuente de la Plataforma. • Comercializar, sublicenciar, ceder o transferir su cuenta o las credenciales de acceso a terceros. • Utilizar la Plataforma para enviar spam, malware o contenidos maliciosos. • Eludir o intentar eludir las medidas técnicas de seguridad y de control implementadas por Babel Services. El incumplimiento de estas obligaciones podrá dar lugar a la suspensión o terminación inmediata del Servicio, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
9.1. Por parte del Usuario El Usuario podrá terminar el Servicio en cualquier momento, desactivando la renovación automática y dejando vencer el período contratado. La terminación anticipada no genera derecho a reembolso, salvo en los casos expresamente previstos por el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) y normas concordantes. 9.2. Por parte de Babel Services Babel Services podrá suspender o terminar el Servicio, previa notificación al correo registrado del Usuario, en caso de incumplimiento de los presentes Términos, mora en el pago de la suscripción superior a quince (15) días calendario, uso indebido de la Plataforma, o por mandato de autoridad competente. 9.3. Efectos de la terminación Una vez terminada la suscripción, el Usuario contará con un período de treinta (30) días calendario para descargar y respaldar la información generada en la Plataforma. Vencido este término, Babel Services podrá eliminar definitivamente los datos del Usuario, salvo aquellos cuya conservación sea exigida por ley.
Babel Services prestará el Servicio aplicando un nivel razonable de diligencia, conforme a los estándares de la industria. No obstante, el Usuario reconoce y acepta que: • EviFlow es una herramienta de apoyo y no sustituye la responsabilidad del Usuario sobre el contenido y la veracidad de las cuentas de cobro y reportes que entregue a sus contratantes. • Babel Services no es responsable por interrupciones del servicio causadas por fallas de proveedores de telecomunicaciones, proveedores de correo electrónico, eventos de fuerza mayor o caso fortuito. • La responsabilidad máxima de Babel Services frente al Usuario, por cualquier concepto y en cualquier período de doce (12) meses, no excederá el monto efectivamente pagado por el Usuario en concepto de suscripción durante dicho período. Las limitaciones aquí establecidas no aplican en casos de dolo o culpa grave de Babel Services, conforme a lo previsto en el artículo 1604 del Código Civil colombiano.
Babel Services se compromete a procurar una disponibilidad mensual de la Plataforma del noventa y nueve por ciento (99%), excluyendo ventanas de mantenimiento programado debidamente notificadas con al menos cuarenta y ocho (48) horas de antelación. Las condiciones detalladas, métricas y compensaciones aplicables se desarrollan en el documento "Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA)", que complementa los presentes Términos.
Babel Services trata los datos personales del Usuario conforme a la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes. Las condiciones detalladas se establecen en la "Política de Tratamiento de Datos Personales" y en el "Aviso de Privacidad", documentos que el Usuario declara conocer y aceptar al registrarse en la Plataforma. El Usuario podrá ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización de tratamiento, mediante solicitud al correo [email protected].
Babel Services podrá modificar los presentes Términos en cualquier momento, notificando al Usuario con al menos quince (15) días calendario de antelación a través del correo electrónico registrado. Las modificaciones entrarán en vigor en la fecha indicada en la notificación. Si el Usuario no está de acuerdo con las modificaciones, podrá terminar la suscripción sin penalidad alguna antes de la entrada en vigor.
Los presentes Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de la relación contractual entre Babel Services y el Usuario se intentará resolver de buena fe mediante arreglo directo. De no lograrse acuerdo dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la solicitud de arreglo directo, las partes se someterán a la justicia ordinaria con jurisdicción en la ciudad de Bogotá D.C., salvo cuando el Usuario sea consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, caso en el cual podrá acudir a los mecanismos de protección del consumidor previstos en dicha ley.
15.1. Cesión El Usuario no podrá ceder los derechos y obligaciones derivados de los presentes Términos sin autorización previa y escrita de Babel Services. Babel Services podrá ceder su posición contractual a sociedades vinculadas o adquirentes, notificando al Usuario. 15.2. Independencia de cláusulas Si alguna disposición de los presentes Términos resulta inválida o inaplicable, las demás disposiciones continuarán en plena vigencia, debiendo interpretarse las cláusulas afectadas de la manera más cercana posible a la intención original. 15.3. Comunicaciones Las comunicaciones entre las partes se realizarán a través del correo electrónico registrado por el Usuario o de los canales oficiales publicados por Babel Services en eviflow.co. 15.4. Aceptación expresa El Usuario manifiesta que ha leído íntegramente los presentes Términos, que comprende su contenido, y que los acepta de manera libre, expresa, informada e inequívoca al marcar la casilla de aceptación durante el proceso de registro o al hacer uso de la Plataforma.